Pilot MIS vartotojo vadovas

Pilot MIS – komandos darbo vieta: čia matote užsakymus, klientus, laiškus, pokalbius ir viską, ką reikia padaryti šiandien. Prie administravimo prisijungia tik komandos nariai.

Kaip naudoti

1. Atidarykite svetainės puslapį „Prisijungti“ ir įrašykite savo komandos el. paštą.
2. Į paštą ateis vienkartinis kodas (arba nuoroda). Įveskite kodą: slaptažodžio nereikia.
3. Prisijungę matote šoninį meniu kairėje. Meniu skirstomas į grupes: Valdymas, B2C, CRM, Logistika, B2B ir Sistema.
4. Apačioje mygtukas „Grįžti į Mano paskyrą“ perkelia į jūsų paskyros puslapį, o „Pilot MIS“ kortelė atidaro šį vadovą.

Pirmas ekranas po prisijungimo. Parodo, kas vyksta parduotuvėje ir ką reikia padaryti.

Kaip naudoti

1. Viršuje – pasisveikinimas ir greiti veiksmai: „Naujas pasiūlymas“, „Nuolaida“ ir „Svetainė“ (atidaro viešą svetainę).
2. Keturios kortelės: pajamos, užsakymai, vidutinis krepšelis ir nauji klientai per 30 dienų, su palyginimu su ankstesniu laikotarpiu.
3. „Automatizacija“ blokas: Pilot pats stebi sistemą ir parodo, ką padaryti. Kortelės suskirstytos į „Skubu“, „Šiandien“ ir „Pasirūpinkite“; mygtukas kortelėje nuveda tiesiai į reikiamą skiltį.
4. Žemiau: pokalbiai su „Klauskite“ asistentu, pardavimų grafikas, naujausi užsakymai, populiariausi produktai ir sistemos būsena (prijungtos paslaugos).

Vidinis komandos pokalbių langas: kanalai (pvz. Bendras, Logistika) ir asmeninės žinutės.

Kaip naudoti

1. Kairėje pasirinkite kanalą arba kolegą (asmeninė žinutė).
2. Rašykite apačioje, Enter siunčia. Savo žinutę galima redaguoti ar ištrinti, o ant bet kurios žinutės pridėti jaustuką.
3. Naują kanalą sukuriate mygtuku kanalų sąraše (pavadinimas ir trumpas aprašas).
4. Kitose skiltyse apačioje dešinėje yra apvalus pokalbių mygtukas: jis atidaro mini langą, kad nereikėtų palikti darbo.

Pašto programa Pilot viduje, panaši į Apple Mail. Joje matote persiųstų laiškų kopijas ir prijungtas pašto dėžutes.

Kaip naudoti

1. Kairėje – dėžutės. „Persiųsti laiškai“ rodo kopijas laiškų, kuriuos persiunčia Cloudflare Email Routing. Savo dėžutes (IMAP) pridedate mygtuku „Pridėti pašto dėžutę“.
2. Spustelėkite laišką sąraše, kad atidarytumėte. Įrankių juostoje: atnaujinti, naujas laiškas, atsakyti, atsakyti visiems, persiųsti, spausdinti, vėliavėlė, „neskaitytas“ ir ištrinti.
3. Rašydami naują laišką pasirinkite parašą. Parašus kuriate Nustatymai (kairėje apačioje, arba Cmd ,) → Parašai.
4. Laiškuose paveikslėliai iš išorės užblokuoti, kad nebūtumėte sekami. Norint matyti, spauskite „Rodyti paveikslėlius“ (arba įjunkite automatinį rodymą nustatymuose).
5. Priedai rodomi laiško apačioje. Paspaudus PDF, paveikslėlį ar tekstinį failą jis atsidaro naujame skirtuke, kiti failai (Word, Excel, archyvai) atsisiunčiami. Priedas paimamas iš originalaus laiško dėžutėje, todėl atsidarymas gali užtrukti sekundę.

Čia tik tie, kurie bent kartą pirko. Visi kiti kontaktai (prenumeratoriai, užklausų autoriai, paskyros be pirkimų) yra CRM → Kontaktai.

Kaip naudoti

1. Sąrašas rodo vardą, el. paštą, miestą, užsakymų skaičių ir kitus laukus. Viršuje – filtrai, paieška ir rodinio pasirinkimas.
2. Spustelėkite klientą: matysite jo kontaktus, adresus, įmonės duomenis ir užsakymų istoriją.
3. Klientus galima eksportuoti (CSV), o senus klientus importuoti skiltyje „Importas“.

Čia matote ir tvarkote prekių kainas, dėžučių kainas ir pristatymo sąlygas. Pagrindinės prekių kainos ateina iš Pilot.ERP (Odoo) be PVM, o parduotuvėje rodomos su PVM 21 %.

Kaip naudoti

1. Prekių kainos imamos iš Pilot.ERP (Odoo, be PVM): kainą keiskite ten, o čia matote, kokia kaina rodoma pirkėjui (su PVM). Jei kaina čia skiriasi nuo Odoo, pradžios skydelyje pamatysite neatitikimą.
2. Parduotuvė žemiau Odoo nurodytos „Minimalios kainos (be PVM)“ kainos nenuleidžia, net jei akcija didesnė.
3. Nuolaidos (pvz. nuo kiekio ar sezono akcijos) valdomos skiltyje „Nuolaidos (akcijos)“, o ne čia.
4. „Dėžutės“: kainos pagal pasirinktą dėžutės dydį (Susikurk savo dėžutę).
5. Pristatymo bloke nustatote, nuo kokios krepšelio sumos pristatymas nemokamas ir kurie pristatymo būdai įjungti.
6. Prekių kortelių ir puslapių tekstai atsinaujina po publikavimo (mygtukas apačioje).

Apmokėti užsakymai su statistika. Tai pagrindinė skiltis kasdieniam darbui.

Kaip naudoti

1. Viršuje keturi rodikliai: šiandienos apmokėti, laukia išsiuntimo, užsakymai ir apyvarta per 30 dienų.
2. Skirtukai: Visi, Apmokėti, Neapmokėti, Laukia išsiuntimo, Išsiųsti. Skaičius rodo, kiek užsakymų kiekviename.
3. Rodinio mygtukai: sąrašas, lenta (kanban), kalendorius ir lentelė.
4. Eilutė paspaudžiama: atsidaro užsakymas su prekėmis, adresu, mokėjimu, siunta ir sąskaita.
5. Dažnai naudojamą filtrų derinį išsaugokite mygtuku „+ Išsaugoti vaizdą“. „Eksportuoti CSV“ parsisiunčia sąrašą.

Kasdienis siuntų paruošimas: eilė, etiketės, kurjeriai, sekimo nuorodos.

Kaip naudoti

1. Eilėje matote užsakymus, kuriuos reikia išsiųsti. Pilot pagal pristatymo būdą parenka kurjerį (LP Express, Omniva).
2. Sukurkite siuntą: sugeneruojama etiketė, kurią atspausdinate ir priklijuojate.
3. Išsiuntus, klientui automatiškai nusiunčiamas laiškas su sekimo nuoroda, o užsakymo būsena pasikeičia.
4. Klaidos (pvz. neteisingas paštomatas) rodomos prie siuntos: pataisykite duomenis ir bandykite dar kartą.

Visi kontaktai vienoje vietoje: pirkę ir dar nepirkę. Čia atsiranda paskyrų savininkai, naujienlaiškio prenumeratoriai ir užklausų autoriai.

Kaip naudoti

1. Viršuje rodikliai: visi kontaktai, pirko, dar nepirko, prenumeratoriai.
2. Stulpelyje „Tipas“ matote, kas tai per kontaktas: Pirko, Turi paskyrą, Prenumeratorius ar Užklausa (vienas žmogus gali turėti kelis). Žmonės sujungiami pagal el. paštą (jei jo nėra – pagal telefoną).
3. Filtrai: Pirko, Dar nepirko, Prenumeratoriai, Turi paskyrą, Paliko užklausą. Rūšiuoti ir grupuoti galima pagal bet kurį stulpelį.
4. Spustelėjus pirkėją atsidaro jo kortelė B2C → Klientai. Visą sąrašą galima eksportuoti į CSV.

Užklausos iš svetainės formų (paskambinkite man, privati etiketė, partnerystė, rėmimas).

Kaip naudoti

1. Naujos užklausos pasirodo sąraše ir meniu skaičiuje.
2. Atidarykite užklausą, pažiūrėkite kontaktą ir žinutę, susisiekite su klientu.
3. Perkelkite užklausą į kitą etapą (pvz. nauja → susisiekta → pasiūlymas → uždaryta), kad nesimestų į akis jau išspręstos.

Laiškų kampanijos patvirtintiems prenumeratoriams.

Kaip naudoti

1. Sukurkite kampaniją: tema, trumpas tekstas „preheader“ ir turinio blokai (tekstas, paveikslėlis, prekės, mygtukas).
2. Išsiųskite bandomąjį laišką sau, peržiūrėkite telefone ir kompiuteryje.
3. Pasirinkite siuntimo laiką arba siųskite iškart. Į kiekvieną laišką automatiškai įdedama „Atsisakyti prenumeratos“ nuoroda.

Laiškai, kurie išsiunčiami patys: sveikinimas naujam prenumeratoriui, paliktas krepšelis ir pan.

Kaip naudoti

1. Pasirinkite paruoštą receptą (šabloną) ir sukurkite automatizaciją.
2. Nurodykite, kada ji turi suveikti (trigeris) ir po kiek laiko siųsti laišką; redaguokite laiško turinį.
3. Išbandykite mygtuku „Testas“, tada įjunkite („Aktyvi“).
4. Išjunkite bet kada: nauji laiškai nebebus siunčiami.

Visi pokalbiai su „Klauskite“ asistentu (Čiti) svetainėje. Saugomi 90 dienų.

Kaip naudoti

1. Sąraše matote lankytojo vardą (jei įrašė), IP, vietą, naršyklę, pirmą klausimą ir paskutinį atsakymą.
2. Atidarykite pokalbį ir perskaitykite visą susirašinėjimą. Jei lankytojas paliko kontaktus, pokalbis pažymimas „Paliko kontaktus“.
3. Pasikartojančius klausimus pridėkite prie DUK svetainėje: tada asistentas atsakys dar tiksliau.

Naujienlaiškio gavėjų sąrašas su būsenomis.

Kaip naudoti

1. Sąraše rodoma būsena (laukia patvirtinimo, prenumeruoja, atsisakė), šaltinis ir data.
2. Esamus prenumeratorius galima importuoti skiltyje „Importas“.

Gražūs pasiūlymai verslo klientams su nuoroda, kurią klientas atidaro naršyklėje.

Kaip naudoti

1. „Naujas pasiūlymas“: įrašykite klientą, pavadinimą, galiojimą ir įvadinį tekstą.
2. Pridėkite prekes ar savo eilutes, nuolaidą visam pasiūlymui, sąlygas (pristatymas, apmokėjimas) ir vadybininko kontaktus.
3. Pasirinkite dizainą (miško žalia, šviesi, tamsi) ir papildomus skyrius (apie mus, privalumai, atsiliepimai, DUK).
4. Naudokite „Pasiūlymo patikrą“, kad pamatytumėte, ar viskas užpildyta, tada nusiųskite nuorodą klientui.
5. Klientas gali pateikti derybų pastabą; atsakymus matote šiame puslapyje.

Visi užsakymai su filtrais ir paieška (ta pati lentelė kaip „Pardavimai“, bet be išankstinio filtro).

Kaip naudoti

1. Naudokite paiešką ir filtrus, kad rastumėte užsakymą pagal numerį, klientą ar būseną.
2. Atidarykite užsakymą, kad pamatytumėte detales ir pakeistumėte būseną.

Automatinės nuolaidos pasirinktoms prekėms, grupėms ar klientams nurodytam laikotarpiui. Kodo nereikia: nuolaida pritaikoma pati.

Kaip naudoti

1. Sukurkite taisyklę: nuolaidos rūšis (procentai, eurai nuo vieneto, nemokamas pristatymas, „pirk X – gauk Y“).
2. Pasirinkite, kam taikoma (visoms prekėms, kategorijai ar konkrečioms prekėms), laikotarpį ir minimalų kiekį ar sumą.
3. Žemiau – panaudojimo žurnalas: kas ir kada pasinaudojo.

Nuolaidos, veikiančios tik įvedus kodą (6–16 simbolių).

Kaip naudoti

1. Sukurkite kuponą: kodas, nuolaida, laikotarpis ir, jei reikia, tik konkrečiam el. paštui ar klientų grupei.
2. Pasidalinkite kodu su klientu. Jis įveda jį krepšelyje.
3. Panaudojimo žurnale matysite, kas panaudojo, kada ir kokia suma.

Logistikos skiltys: kurjerių nustatymai, pristatymo būdai ir kainos, naujų užsakymų eilė.

Kaip naudoti

1. „Užsakymai“ (Logistika): naujų užsakymų eilė siuntų centre.
2. „Kurjeriai“: siuntėjo duomenys (adresas, telefonas) ir kurjerių būsena (LP Express, Omniva, Smartposti). Kiekvienam kurjeriui yra žyma „Naudoti šį kurjerį“.
3. „Pristatymo būdai“: kuriuos būdus mato pirkėjas atsiskaitydamas ir kiek jie kainuoja. Įjungtus būdus pirkėjas mato iškart.
4. Pirkėjas apmokėjimo puslapyje mato tik tuos būdus, kurie yra įjungti ir kurių kurjeris pažymėtas „Naudoti“. Išjungus kurjerį, jo būdai iškart dingsta, o užsakymas su tuo būdu nebepriimamas.

Kiek kainuoja pristatymas ir kokius būdus matys pirkėjas.

Kaip naudoti

1. Įjunkite arba išjunkite pristatymo būdą, pakeiskite kainą ir paspauskite „Išsaugoti“ (be išsaugojimo pakeitimai neįsigalioja).
2. Pristatymas pasiekiamas tik Lietuvoje.

Verslo klientų paraiškos, jų duomenys ir kainos pagal ketvirčio užsakymų kiekį.

Kaip naudoti

1. „Paraiškos“: įmonės pateikia paraišką. Peržiūrėkite įmonės kodą ir kontaktus, tada patvirtinkite arba atmeskite.
2. Patvirtinta įmonė gali užsisakyti pagal sąskaitą ir turi savo pristatymo adresus.
3. „Kainodara“: pagrindinė kaina, mažiausias užsakymas ir nuolaidų pakopos (nuo kiek vnt. per ketvirtį – kiek % nuolaida).

Pakopų redagavimas.

Kaip naudoti

1. Pridėkite arba ištrinkite pakopą, pakeiskite nuolaidą ir išsaugokite.

Parduotuvės ir sistemos nustatymai. Kiekvienas skyrius kairėje turi savo puslapį. Pakeitimus išsaugokite mygtuku „Išsaugoti“.

Parduotuvės informacija

Pavadinimas, juridinis asmuo, kodai, adresas (gatvė, namo ir buto nr., pašto kodas, miestas, rajonas), pagrindinis telefonas ir el. paštas, papildomi kontaktai (Vadyba, Buhalterija…), darbo laikas pagal dienas ir logotipas. Šie duomenys naudojami laiškuose ir sąskaitose.

Dizainas

Penkios Pilot spalvų temos: Aston Martin, Rubinas, Safyras, Opalas ir Platina. Pasirinkus tema pasikeičia visiems komandos nariams, o Pilot logotipas prisiderina prie spalvų.

Atsiskaitymas

Ką pirkėjas matys ir ką gali daryti atsiskaitydamas: minimali suma, ar telefonas privalomas, ar galima įmonės sąskaita, ar leidžiama pastaba.

Mokėjimai

Mokėjimo būdai (bankas, kortelė). Teikėjas – Montonio. Bent vienas būdas turi likti įjungtas.

Pristatymas ir išsiuntimas

Kada išsiunčiame ir kokie pristatymo būdai prieinami.

Mokesčiai

PVM tarifas ir kainų rodymas (kainos rodomos su PVM).

Pranešimai ir laiškai

Kam siunčiami pranešimai apie užsakymus ir kokie automatiniai laiškai siunčiami klientams.

Naujienlaiškis

Naujienlaiškio nustatymai ir prenumeratoriai.

Klientų paskyros

Prisijungimo būdai ir lojalumo programa.

Svetainė

Viršutinės žalios juostos žinutė ir socialinių tinklų nuorodos (Facebook, Instagram, LinkedIn).

Kalbos

Svetainės kalbos (lietuvių, anglų).

Naudotojai ir prieigos

Kas gali prisijungti prie administravimo (komandos el. pašto domenai).

Taisyklės

Teisiniai puslapiai: privatumas, pirkimo sąlygos ir pan.

Integracijos

Prijungtų paslaugų būsena (Montonio, Resend, Odoo, site.pro, kurjeriai). Raktai laikomi Cloudflare (Secrets), čia jų nematyti. Čia taip pat valdomas site.pro sąskaitų robotas.

Duomenys

Duomenų eksportas ir atsarginės kopijos.

Kas gali prisijungti prie Pilot ir ką jis mato bei gali keisti. Prieiga skirstoma pagal roles.

Kaip naudoti

1. „Komandos nariai“: matote visus, kurie turi prieigą, jų rolę, būseną ir paskutinį prisijungimą. Rolę keiskite sąrašo laukelyje; „Aktyvus“ nuėmimas išjungia prieigą; „Pašalinti“ panaikina.
2. Norėdami padaryti kontaktą vartotoju, apačioje įrašykite jo el. paštą (arba pradėkite rašyti vardą, kad atsirastų pasiūlymai iš kontaktų), pasirinkite rolę ir spauskite „Pridėti vartotoją“. Žmogus prisijungia el. pašto kodu.
3. „Rolės ir teisės“: kiekvienai rolei (Administratorius, Vadybininkas, Logistika, Buhalterija, Peržiūra arba jūsų sukurtai) nurodykite kiekvienos skilties lygį: nėra prieigos, tik skaityti, skaityti ir keisti. Naują rolę sukuriate mygtuku „+ Nauja rolė“.
4. Vartotojas matys tik leistinas skiltis meniu, o paspaudęs neleistiną veiksmą gaus aiškų pranešimą.

Senų duomenų perkėlimas: klientai, užsakymai, prenumeratoriai, site.pro sąskaitos.

Kaip naudoti

1. Pasirinkite, ką importuoti, ir įkelkite failą ar duomenis.
2. Pirmiausia paleiskite „sausą“ bandymą: Pilot parodys, kas bus sukurta, atnaujinta ar praleista.
3. Patikrinę, patvirtinkite importą. Jau esami duomenys neperrašomi: papildomi tik tušti laukai.

Sistemos versijų istorija: kas ir kada pakeista Pilot MIS.

Kaip naudoti

1. Naujausia versija viršuje, su data ir trumpu aprašu.
2. Versija rodoma meniu apačioje „Pilot MIS“ kortelėje.

Pilot.ERP yra įmonės apskaitos ir pardavimų sistema (Odoo). Joje tvarkomi produktai, kainos, atsargos, pardavimai, pirkimai, sąskaitos, kontaktai ir el. paštas. Parduotuvė (Pilot.shop) kainas ir akcijas gauna iš čia.

Kaip naudoti

1. Atidarykite vvs.vivido.lt ir prisijunkite savo vartotoju.
2. Pagrindinis ekranas – programų meniu (devynių taškų mygtukas viršuje kairėje). Kiekviena programa turi savo ikoną.
3. Nustatymai (kairėje apačioje arba programų meniu): kairėje matote skiltis, tarp jų „Integracijos“ ir „Programos“ (modulių tvarkymas).
4. Spalvų temą keičia administratorius (Aston, Rubinas, Safyras, Opalas, Platina).

Odoo yra vienintelis kainų šaltinis: čia nustatytos kainos automatiškai pasiekia parduotuvę.

Kaip naudoti

1. Produktų sąrašas rodomas kortelėmis: kaina, savikaina, marža, atsargos, tiekėjas ir galiojimas.
2. Produkto formoje „Pardavimo kaina“ – didžiausia kaina be PVM. Parduotuvė prideda PVM ir rodo ją pirkėjui.
3. Laukas „Minimali kaina (be PVM)“: žemiau jos parduotuvė kainos nenuleidžia, net jei nuolaida didesnė (pvz. batonėlio riba 0,85 € be PVM).
4. Akcijos (pvz. sezoninės procentinės nuolaidos) kuriamos parduotuvėje ir skaičiuojamos nuo Odoo bazinės kainos. Jei prekės nėra sandėlyje, akcija jai negalioja.

Rinkiniai (pvz. „Try Cheatless“, „Sport pack“, „Best seller“) sudaryti iš pavienių batonėlių; atsargos ir partijos skaičiuojamos pagal batonėlius.

Kaip naudoti

1. Rinkinio likutis skaičiuojamas automatiškai iš pavienių batonėlių. Pardavus rinkinį, nurašomi atitinkami batonėliai su partijomis.
2. Sąskaitoje faktūroje ir važtaraštyje rodoma visa partijų informacija: partija, kiekis, tinka vartoti iki.
3. Mygtukas „Važtaraštis“ yra pardavimo užsakyme ir sąskaitoje. Važtaraščiai numeruojami VAZ/001, VAZ/002… be spragų; numeris suteikiamas pirmą kartą spausdinant arba patvirtinus išdavimą. Atšauktiems numeris nesuteikiamas.
4. Patvirtinus pardavimą, trūkstamoms prekėms automatiškai sukuriamas pirkimo juodraštis: jį liks tik patvirtinti.
5. Pradžios skydelyje pranešimas „reikia papildyti sandėlį“ rodo prekes, kurioms atsargų mažiau nei riba (batonėliams 144 vnt.).

Programa „Parduotuvė“ rodo, ar veikia ryšys su internetine parduotuve, ir leidžia įjungti ar išjungti akcijas bei pristatymo būdus vienu paspaudimu.

Kaip naudoti

1. Ant programos ikonos žalias taškas reiškia, kad ryšys veikia, raudonas – klaida.
2. Skydelyje matote užsakymus, akcijas, pristatymo būdus, atsargas ir kainų patikrą.
3. Jungiklis prie akcijos ar pristatymo būdo keičia parduotuvę iškart.
4. Būsena atnaujinama kas 30 min.; mygtukas „Patikrinti“ atnaujina iškart.

Nustatymai → Integracijos: vienoje vietoje matote visų ryšių su išorinėmis sistemomis būseną.

Kaip naudoti

1. Kortelės: site.pro (buhalterija), Parduotuvė, siunčiamas paštas (SMTP), pašto dėžutės, API raktai ir atsarginės kopijos.
2. Žalia – viskas gerai, raudona – klaida, gintarinė – įspėjimas, pilka – nesukonfigūruota.
3. site.pro ryšys tikrinamas 2 kartus per parą (apie 08:00 ir 20:00), nes kiekviena patikra yra mokama užklausa. Mygtuku „Tikrinti dabar“ patikrinsite rankiniu būdu.
4. SMTP kortelė: mygtukas „Testuoti ryšį“ patikrina prisijungimą, laiško nesiunčia.
5. API raktų kortelė perspėja 14 dienų prieš raktui pasibaigiant.

Programa „El. paštas“ leidžia skaityti ir rašyti laiškus iš prijungtų dėžučių tiesiai Pilot.ERP.

Kaip naudoti

1. Kairėje pasirinkite dėžutę ir aplanką; viršuje „patikrinta“ laikas rodomas kairiosios juostos apačioje.
2. Laiškas atidaromas spustelėjus; priedai rodomi apačioje. PDF, paveikslėliai ir tekstas atsidaro naujame skirtuke, kiti failai atsisiunčiami; šalia kiekvieno yra atsisiuntimo mygtukas.